AF STINE BRØNDBJERG ERICHSEN

Det er ingen hemmelighed, at offentlige it-projekter ofte kører af sporet, når der skal udvikles eller skiftes platform. Ofte kan valget af en ny platform nemlig være helt afgørende for projektet. F.eks. fremgår det af ministeriernes seneste halvårlige statusrapportering fra 2021, at statens it-råd har sat en tredjedel af alle statslige it-projekter i rødt. Og det sætter faktisk rekord, da det er den højeste andel nogensinde.

Kaare Pedersen, der er chefkonsulent i konsulenthuset Lead – Enter next level, som er specialister i organisationsudvikling og ledelse, har flere bud på, hvorfor det går så galt. Som tidligere projektchef i KL, centerchef i Sorø Kommune, intern konsulent i Roskilde Kommune og forsker på RUC har han fulgt flere kuldsejlede it-projekter fra sidelinjen. En væsentlig udfordring er den store kompleksitet, der ligger bag. F.eks. er der i snit 300-400 forskellige it-systemer i en gennemsnitlig kommune og et hav af lovmæssige regler, der ligger bag.

“Når man som chef træffer beslutninger og sætter projekter i søen, så er det altid en afgørende faktor, om der er sammenhæng mellem leverance og pris. Det er lykkedes her. Vi har ikke rettet et komma siden lanceringen

Henrik Nellager, it-chef, Grundejernes Investeringsfond

Problemet ved de store it- projekter, der går i rødt, er ofte, at topledelsen indledningsvist ikke har forholdt sig nok til risikoen. Udviklingen af Sundhedsplatformen et meget godt eksempel. Her stod valget mellem to businesscases – nemlig et konsulentfirma, der viste, at platformen ville være i fuld drift efter et år, og et andet, der sagde to måneder. Det sidste blev valgt, selvom det set i bakspejlet var helt urealistisk.

“Der er jo sjældent nogen, der i starten af et projekt har lyst til at høre, at det her ikke bare kommer til at tage væsentligt længere tid, men også vil koste – ikke bare en bondegård, men et Versailles Slot,” siger Kaare Pedersen.

“På papiret er Sundhedsplatformen en succes – færdig til tiden, overholdt budgettet, leverede en sundhedsplatform. Men de 2 mia. kr., der skulle spares på arbejdsgange ifølge businesscasen, er ikke leveret. Det har Rigsrevisionen også har kritiseret i sin beretning om Sundhedsplatformen fra 2018. Bl.a. peger de på, at det slet ikke er konkretiseret, hvilke arbejdsgange der er sparet tid på”.

I den indledende fase har der med andre ord manglet de kritiske røster, og ifølge Kaare Pedersen er der opstået en form for ’group thinking’, hvor alle er enige om at opnå hurtige resultater, fordi ingen har lyst til at råbe ’han har jo ikke noget tøj på’ og ødelægge den gode stemning rundt om bordet.

 

Men selvom han er kritisk over for tilgangen til mange offentlige it-projekter, så understreger han, at det er værd at huske, at der også er rigtig meget, der faktisk lykkes. Og at Danmark flere gange er blevet kåret som det land, der er bedst til offentlig digitalisering. Det er blandt andet blevet slået fast i FN-undersøgelsen ’E-government Survey’ både i 2018 og 2020. For i sammenligning med lande som Tyskland, England og USA er Danmark lysår fremme.

Henrik Nellager, der er it-chef for Grundejernes Investeringsfond, er en af dem, der er med til at modbevise tesen om, at offentlige it-projekter altid kuldsejler på budget og tid. Grundejernes Investeringsfond driver nemlig sammen med Indenrigs- & Boligministeriet webportalen Huslejenaevn.dk, og da webportalens løsning skulle skiftes, sad de med en brændende platform, som hurtigt skulle erstattes.

“Den store udfordring var at migrere 15 års legacy-data og sikre en sikker og velfungerende databaseløsning, der kunne håndtere de mange forskellige brugergrupper, der skal have dedikeret adgang. Derfor var det vigtigt, at vi hurtigt kunne justere løsningerne og komme med input til brugen af systemerne,” siger Henrik Nellager.

Hvor de tidligere havde en Sharepoint-løsning, har de med hjælp fra tech-virksomheden Techdio skiftet til en Microsoft Power Platform. Det nye system er bygget op af moduler, så det kun er dem, der bruges, som de betaler for. Det gør også, at prisen har kunnet holdes nede.

Udover budget og tid så skal kvaliteten også være i orden. For at sikre en god brugeroplevelse, skal der ifølge Kaare Pedersen være mulighed for at justere undervejs. Ikke at en agil tilgang kan redde alt, men den agile metode er mere fleksibel og giver mulighed for at ændre undervejs, som man bliver klogere i processen. For det er et problem, hvis ledere i det offentlige glemmer ét helt væsentligt spørgsmål undervejs, nemlig ’Hvordan skal brugeroplevelsen være?’.

Han sammenligner det med at skulle udvikle en bil: Hvis du har så stort fokus på at kunne komme ud at køre hurtigst muligt, så du kun fokuserer på, at der skal være et rat, sæder og fire døre, så bliver der ikke taget stilling til karosseriet og den måde, du ønsker at blive transporteres på.

“Tag f.eks. rejsekortet, der er et af de it-projekter, der er endt med noget nær den historisk dårligst brugergrænseflade. Når du begynder en rejse med det, så får du ikke oplyst noget så væsentligt som, hvad din rejse koster. Det ved du først, når du er fremme. Tænk hvis det samme gjaldt på en flyvetur – at det først er i det øjeblik, flyet lander, at du kender prisen. Det er der jo ingen, der ville gå med til”.

 

“Rejsekortet er et godt eksempel på den vældige kompleksitet, og det hav af regler, der ofte ligger nedenunder offentlige it-projekter. Det dækker nemlig en række forskellige trafikselskaber, der alle udregner deres rejser forskelligt. Så i stedet for at finde en fælles udregningsmetode, inden kortet blev udviklet, har man nu et kort, der ikke give brugerne en præcis pris på den rejse, de skal ud på”.

Kaare Pedersen påpeger også, at hvis man undervejs i udviklingen af rejsekortet havde taget princippet om ’fortsat forretningsbegrundelse’ alvorligt – altså et princip, hvor det løbende evalueres, om man er på rette vej, så havde man nok skiftet kurs, da smartphones blev allemandseje.

I mange tilfælde kan det betale sig at arbejde med et såkaldt ’minimum viable product’, hvor man i første omgang arbejder med et produkt med de helt grundlæggende funktioner, og man derfra justerer systemet ud fra feedback fra brugerne. På den måde spiser man elefanten i små bidder og nedbryder gradvist kompleksiteten.

Det var blandt andet det, der lykkedes, da Huslejenaevn.dk skiftede til en Microsoft Power Platform i samarbejde med Techdios udviklere. Portalen gik live i april 2022 til aftalt tid og budget, og der har ikke været nogen tilbagemeldinger om fejl fra de kommunale huslejenævn eller offentligheden i øvrigt.

“Vi har mødtes med udviklerne en gang om ugen, hvor de har vist, hvor langt de var i processen og har kunnet stille spørgsmål til os. Det har gjort, at vi undervejs har kunnet sige ’hov, hov, her skal der være noget andet’, og fordelen har helt klart været den store fleksibilitet, der har gjort, at vi undervejs har kunnet tilpasse nogle at de ting, som vi umuligt kunnet have forudset, da vi startede projektet,” siger Henrik Nellager og fortsætter:

“Fokus har været at få en it-løsning, der matcher vores behov, hverken mere eller mindre, og som dernæst er teknologisk moderne og robust. Når man som chef træffer beslutninger og sætter projekter i søen, så er det altid en afgørende faktor, om der er sammenhæng mellem leverance og pris. Det er lykkedes her. Vi har ikke rettet et komma siden lanceringen,” siger Henrik Nellager.